Für die Gründung einer GmbH gibt es klare Vorschriften und Richtlinien. Doch bereits im Vorfeld können viele Fehler geschehen, die später mitunter richtig teuer werden. Wer die Stolperfallen kennt, kann sie umgehen. Henrik Telepski ist Geschäftsführer der Telepski Treuhand GmbH und berät schwerpunktmäßig Unternehmen aus dem digitalen Bereich. Er ist Experte darin, individuelle Steuersparmodelle für seine Kundschaft zu entwickeln und sie beim Vermögensaufbau zu unterstützen. Bei seinem Service setzt er auf zügige Kommunikation - und damit auf einen Faktor, der im Umfeld digitaler Unternehmen von erheblicher Bedeutung ist. Im folgenden Beitrag nennt er die 12 häufigsten Fehler, die bei der Gründung einer GmbH unterlaufen können.

1. Falscher Notar

Bei der Wahl des Notars können Fehler passieren, die zu Zeitverzögerungen und unnötigen Kosten führen. Wer sich beispielsweise aufgrund der geringeren Bearbeitungszeit bei seiner GmbH-Gründung für einen Online-Notar, statt einen klassischen Notar entscheidet, hat einerseits Vorteile, was die Geschwindigkeit bei der Gründung angeht, aber andererseits sollte man achten, dass man keine Zusatzpakete erwirbt, die teuer und meist völlig unnötig sind.

2. GmbH-Gründung erfolgt zu spät

Die Gründung der GmbH muss rechtzeitig erfolgen. Werden Verträge mit Kunden oder Lieferanten schon vor der GmbH-Gründung abgeschlossen, kann es zu Komplikationen mit der Steuerverwaltung kommen. Auf Behördenseite wird dann oft angenommen, diese Aktivitäten seien einem vorherigen Unternehmen zugehörig, etwa einer Kollektivgesellschaft oder einem Einzelunternehmen. Das kann zu erhöhtem bürokratischen Aufwand und Steuernachzahlungen führen. Auch die spätere Übertragung der Verträge auf die GmbH wird unter Umständen nicht anerkannt. Zudem ist es möglich, dass der Vorsteuerabzug bei einer bezogenen Leistung beziehungsweise einem Einkauf nicht akzeptiert wird, wenn der Leistungszeitpunkt vor dem Datum der GmbH-Gründung lag.

3. Provisorischen Firmenort wählen

Es ist ratsam, sich von Beginn an auf den Firmenstandort festzulegen, der langfristig beibehalten wird. Wer sich darüber bei der Gründung keine Gedanken macht und den Firmenstandort später wechselt, der zahlt erneut Gebühren für den Eintrag ins Handelsregister und hat damit doppelte Notarkosten. Insbesondere Firmenwechsel von Kanton zu Kanton können besonders teuer werden, da beispielsweise die Statuten angepasst werden müssen.

4. GmbH im Kanton mit der geringsten Steuerlast anmelden

Wer sein Unternehmen im Kanton Zug gründet, weil dort weniger Steuern anfallen als beispielsweise im Kanton Bern, darf mit Schwierigkeiten und hohen Kosten rechnen. Denn für die Gründung an einem bestimmten Standort gibt es Voraussetzungen wie die tatsächliche Anwesenheit, ein Büro vor Ort und dergleichen. Schlimmstenfalls kann es zur Versteuerung an beiden Standorten kommen. Zu beweisen, dass es sich nicht um eine Scheinadresse, ein sogenanntes "Scheindomizil", handelt, dürfte erhebliche Kosten für einen Rechtsanwalt mit sich bringen.

5. GmbH-Kapital nach Gründung abziehen

Ebenfalls sollte nach Gründung der GmbH das Kapital nicht sofort wieder abgezogen werden. Das wird unter Umständen als verdeckte Gewinnausschüttung interpretiert, was zu 35 Prozent Verrechnungssteuer führen kann, welche man nicht wieder zurückfordern kann. Auszahlungen, die weder eine Gewinnausschüttung noch eine Lohnzahlung darstellen, sind allein deshalb problematisch, weil das Geld Bestandteil der Firma ist und nicht etwa "jemandem gehört".

6. Einzelfirma ohne Umwandlung als GmbH weiterführen

Wer vorher schon eine Einzelfirma oder eine Kollektivgesellschaft hatte, dann eine GmbH gründet und das bestehende Business einfach weiterführt, muss mit Schwierigkeiten rechnen. Das gilt insbesondere dann, wenn das vorherige Geschäft schon eine Weile bestand und mit Systemen, eventuell auch Mitarbeitern und einem Kundenstamm ausgestattet ist. In solchen Fällen kann die Steuerverwaltung eine Firmenbewertung vornehmen und die Einnahmen als privates Einkommen einstufen. Da solche Firmenbewertungen in der Praxis sehr hoch ausfallen können, also beispielsweise im sechs- oder siebenstelligen Bereich, kann dies zu einem Genickbruch führen.

7. Der Irrtum, das Kapital sei eingefroren

Das Geld, das man für die GmbH-Gründung benötigt, kann durchaus für Investitionen und sonstige geschäftliche Vorgänge eingesetzt werden. Es ist ein Irrtum, anzunehmen, dass das Kapital eingefroren ist. Sich aus Kostengründen für eine Einzelfirma zu entscheiden, ist daher ein Trugschluss, denn auch dort muss in externe Dienstleistungen oder Anschaffungen investiert werden, man braucht also sowieso ein gewisses Startkapital, wenn man eine Firma gründet.

8. Mit zu viel Stammkapital gründen

Das Mindestkapital bei der GmbH-Gründung beträgt 20.000 Schweizer Franken. Mehr als diesen Betrag einzuzahlen, ist nur bedingt empfehlenswert, da das Geld insofern blockiert ist, als es der GmbH gehört. Besser ist es, sich auf den Mindestbetrag zu beschränken und später ein Darlehen an die Firma zu vergeben - dabei profitiert man sogar von den Zinsen. Natürlich gibt es auch Situationen, in denen ein höheres Kapital sinnvoll ist, zum Beispiel wenn Investoren oder Banken involviert sind.

9. Firmenname existiert bereits

Firmennamen sind in der Schweiz geschützt. Daher bietet sich eine Markenrecherche vor der Gründung an. Denn das Handelsregister prüft sowohl den Namen als auch den Firmenzweck. Bei Unstimmigkeiten verzögert sich die GmbH-Gründung unnötig.

10. Inhaber werden nicht offiziell eingetragen

Wenn zwei oder mehr Personen eine GmbH gründen, aber nicht jeder Gesellschafter offiziell im Handelsregister eingetragen wird, kann das finanziell sehr schmerzhaft werden. Vor allem dann, wenn das Unternehmen erfolgreich ist und die anderen Beteiligten ihre Anteile haben möchten oder sich eintragen lassen wollen.

In diesem Fall nimmt die Steuerverwaltung eine Firmenbewertung vor und überprüft, wie hoch der Anteil des Firmenwertes ist, den die anderen Beteiligten erhalten haben. Hat der ursprünglich einzige Gesellschafter die Firmenanteile kostenlos abgegeben oder zu einem viel niedrigeren Preis als es dem geschätzten Firmenwert anteilig entspricht, wird die Differenz als Einkommen berechnet. Das wiederum kann zur Fälligkeit einer Schenkungssteuer bis zu einer Höhe von 25 Prozent führen.

11. Keine Mehrwertsteuer-Anmeldung

Zwar ist die Mehrwertsteuer-Anmeldung erst ab einem Umsatz von 100.000 Schweizer Franken jährlich verpflichtend, doch die freiwillige Anmeldung hat massive Vorteile, selbst wenn man diesen Umsatz noch nicht erreicht. Gerade im ersten Jahr werden in der Regel sehr viele Investitionen getätigt, bei denen man sich den Anteil an Vorsteuer zurückholen kann, sofern eine Mehrwertsteuer-Anmeldung besteht. Auch die Bezugsteuer beim Einkauf von Dienstleistungen aus dem Ausland, wie beispielsweise Werbung auf Google oder Facebook, Coaching aus dem Ausland, Freelancer aus dem Ausland oder Software, ist betroffen, da sie nur bei bestehender Mehrwertsteuer-Anmeldung rückerstattet wird.

12. Firmenzweck zu eng oder weit definieren

Der Firmenzweck kann relativ offen formuliert werden, beispielsweise als Marketingberatung oder Handel mit Waren aller Art. Wahlweise können verschiedene Tätigkeiten eingetragen werden. Ist der Firmenzweck zu eng wählt, kann die Steuerverwaltung Probleme machen, sobald neue Geschäftsfelder hinzukommen: Erträge aus diesen Bereichen werden dann nicht als der GmbH zugehörig anerkannt, sondern als Privateinnahmen eingestuft. Ist der Firmenzweck dagegen zu breit gefächert, kann das dazu führen, dass die Versicherungsgesellschaft angesichts der vielfältigen Tätigkeiten höhere Prämien verlangt.

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Quelle: Telepski Treuhand GmbH (ots)