Bahncard selbst kaufen und als Werbungskosten absetzen

Viele Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer kaufen sich eine Bahncard und nutzen sie vorwiegend für Fahrten zur Arbeit oder für Dienstreisen. Ist das der Fall, können die Kosten als Werbungskosten in der Einkommensteuererklärung angegeben und steuerlich geltend gemacht werden. Einzige Voraussetzung: Die Kosten der Bahncard werden durch die Ersparnis bei den einzelnen Fahrten kompensiert. Der Kauf der Bahncard muss sich also tatsächlich finanziell lohnen. Ist diese Voraussetzung erfüllt, dann dürfen Angestellte die Bahncard auch für private Fahrten nutzen.

Wer allerdings 2020 und 2021 aufgrund der Corona-Pandemie überwiegend im Home-Office verbracht hat und die entsprechende Homeoffice-Pauschale in seiner Steuererklärung angibt, der hat die Bahncard monatelang kaum oder gar nicht benutzt. Für diese Beschäftigten gilt: Wenn sie dem Finanzamt glaubhaft machen können, dass die Bahncard aufgrund des Corona-bedingten Home-Office nicht genutzt wurde, bleiben die Kosten abziehbar.

Bahncard vom Arbeitgeber finanzieren und auf zwei Arten absetzen

Etliche Arbeitgeber stellen ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine Bahncard kostenfrei für die dienstliche und private Nutzung zur Verfügung. Wie beziehungsweise ob die Kosten dafür abgesetzt werden können, hängt von der Antwort auf folgende Frage ab: Wird die Bahncard als geldwerter Vorteil bewertet - also als Arbeitslohn - oder nicht? Gilt die Bahncard als Arbeitslohn, muss sie voll versteuert werden.

Die obersten Finanzbehörden des Bundes haben sich Ende 2019 darüber abgestimmt und unterscheiden zwischen zwei Fallgestaltungen:

1. Vollamortisation: Die Bahncard lohnt sich komplett

Wenn eine Arbeitnehmerin oder ein Arbeitnehmer aufgrund von Auswärtstätigkeiten, Dienstreisen oder Fahrten zur Arbeit für die Einzelfahrscheine genauso viel oder mehr zahlen muss wie für eine Bahncard, dann stellt die Bahncard keinen Arbeitslohn dar. Dann liegt es im "überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers" - so die offizielle Formulierung -, dem Angestellten eine Bahncard zu finanzieren. Und dann muss der Angestellte die vom Arbeitgeber überlassene Bahncard auch nicht versteuern. Das gilt auch, wenn die erwartete sogenannte Vollamortisation aus unvorhersehbaren Gründen nicht eintritt, beispielsweise weil der Angestellte längere Zeit krank ist oder aufgrund der Corona-Pandemie hauptsächlich im Homeoffice arbeitet. Eine nachträgliche Versteuerung der Bahncard ist in solch einem Fall nicht erforderlich

2. Teilamortisation: Die Bahncard lohnt sich nur teilweise

Erreicht die Ersparnis voraussichtlich nicht die Kosten der Bahncard, liegt der Kauf nicht im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Arbeitgebers. Dann ist die Bahncard ein geldwerter Vorteil und damit zunächst in voller Höhe steuerpflichtiger Arbeitslohn. Aber: Die Kosten, die Angestellte bei dienstlichen Fahrten durch die Bahncard sparen, mindern nachträglich den steuerpflichtigen Arbeitslohn.

Ein Beispiel:

Der Arbeitgeber überlässt eine Bahncard 100 im Wert von 4.027 Euro (2. Klasse, Stand Herbst 2021). Die Arbeitnehmerin oder der Arbeitnehmer wird voraussichtlich Dienstreisen machen mit Einzelfahrscheinen im Wert von 2.000 Euro. Der Arbeitgeber rechnet aus, dass die Mitarbeiterin oder der Mitarbeiter für den Weg zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Ticket-Kosten in Höhe von 1.500 Euro haben wird. Heißt in der Summe: Die Kosten für die Bahncard, nämlich über 4.000 Euro, sind höher als die voraussichtlichen Fahrscheinkosten, nämlich 3.500 Euro.

Die Überlassung der Bahncard 100 ist in Höhe von 1.500 Euro steuerfrei, also für die Kosten der Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte. Der restliche Betrag von 2.527 Euro gilt als steuerpflichtiger Arbeitslohn.

Gut zu wissen: Der Arbeitgeber kann den steuerpflichtigen Arbeitslohn mindern, nämlich in Höhe der durch die tatsächliche Nutzung der Bahncard 100 für Dienstreisen ersparten Kosten der Einzelfahrscheine - in unserem Beispiel in Höhe von 2.000 Euro. Das geht monatsweise oder auch am Ende des Gültigkeitszeitraums der Bahncard. Und das funktioniert durch die Verrechnung mit dem dann feststehenden steuerfreien Reisekostenerstattungsanspruch der Arbeitnehmerin oder des Arbeitnehmers - in unserem Beispiel die Fahrscheinkosten von 527 Euro. Unter Umständen ist die Bahncard 100 dann komplett steuerfrei.

Übrigens und wie die meisten wissen: Wer die Bahncard 25 erwirbt, zahlt 25 Prozent weniger für Bahn-Tickets. Mit der Bahncard 50 spart man 50 Prozent, und mit der Bahncard 100 können alle Zugverbindungen ein ganzes Jahr unbegrenzt und ohne weitere Kosten genutzt werden - egal, wie oft und wie weit man in Deutschland fährt.

Quelle: Vereinigte Lohnsteuerhilfe e.V. - VLH (ots)