Doch obwohl Prozessoptimierung in nahezu jeder Unternehmensstrategie fest verankert ist, scheitert die Umsetzung oft an der Praxis. Zwar wird das Thema oft proklamiert, aber nur selten konsequent und diszipliniert durchgesetzt. Zu komplex erscheint die Veränderung, zu tief greifen die notwendigen Eingriffe in bestehende Routinen. Dabei zeigt sich: Nur wer bereit ist, grundlegend umzudenken, bleibt wettbewerbsfähig. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche häufigen Fehler Unternehmen bei ihren Abläufen machen und welche Methoden wirklich helfen, um wettbewerbsfähig zu werden

Wenn Prozesse bremsen: Warum Optimierung in vielen Unternehmen scheitert

In zahlreichen Unternehmen des Maschinen-, Anlagen- und Werkzeugbaus – aber auch weit darüber hinaus – zeigt sich seit Jahren ein wiederkehrendes Bild: Prozesse sind zu aufwändig, Strukturen zu starr, Entscheidungen zu langsam.

Dabei sind die Symptome für mangelhafte Prozesse oft eindeutig – insbesondere in produzierenden Unternehmen abseits der Serienfertigung. Typische Anzeichen sind steigende Stückkosten bei geringerer Auslastung, hohe Reklamationsraten oder Lieferverzüge. Das bedeutet, dass Versprechen gegenüber den Kunden nicht eingehalten und somit die Kundenerwartungen nicht eingehalten werden. Solche Reputationsschäden können dramatische Folgen haben. Die Akquise von Neukunden ist immer deutlich aufwändiger als das Halten von zufriedenen Stammkunden.

Auch ineffiziente Lagerhaltung und Ressourcenverschwendung in der Auftragsabwicklung weisen auf strukturelle Schwächen hin. Ein besonderes Indiz ist, wenn Excel-Tabellen parallel zu den führenden Systemen wie CRM, ERP, MES oder PPS genutzt werden. Das deutet auf große Mängel in der Organisation hin.

Viele Probleme – eine zentrale Ursache

Um einmal Klartext zu sprechen: In der Praxis werden häufig Symptome behandelt, ohne die tatsächlichen Ursachen in den Blick zu nehmen. Der Grund liegt auf der Hand: Die tieferliegenden Probleme sind meist komplex und aufwändig zu beheben. Dennoch ist genau das erforderlich, um nachhaltige Verbesserungen zu erzielen.

Die Hauptursache für viele Prozessschwächen ist eine mangelhafte Stammdatenqualität im ERP-System. Unvollständige, inkonsistente oder veraltete Daten wirken sich auf sämtliche nachgelagerten Prozesse negativ aus – von der Beschaffung über die Fertigung bis hin zur Auslieferung. Auch schlecht geschulte Mitarbeitende im Umgang mit ERP-Systemen, überdimensionierte oder falsch konfigurierte Anwendungen sowie unklare Verantwortlichkeiten zwischen Vertrieb, Arbeitsvorbereitung und Qualitätssicherung führen zu Reibungsverlusten und haben für das Unternehmen üble Folgen.

Hinzu kommen organisatorische Schwächen wie mangelnde Führung, inkonsistente Prioritätensetzung in der Produktion oder eine übermäßige Individualisierung – eine "Über-Customisierung" – des Produktportfolios durch den Vertrieb. All diese Faktoren summieren sich zu einer gravierenden Belastung für die Effizienz und Flexibilität eines Unternehmens.

So können sich Unternehmen Abhilfe verschaffen: Datenqualität als Basis und der Mut zur Veränderung

Wer Prozesse nachhaltig verbessern will, muss verstehen: Daten sind die Grundlage sämtlicher operativer und strategischer Entscheidungen – heute mehr denn je. Selbst der beste Prozess kann nur so gut funktionieren wie die Daten, auf denen er basiert. Fehlerhafte Stammdaten wirken wie ein Störfaktor, der sich durch die gesamte Wertschöpfungskette zieht.

Deshalb ist der erste Schritt zur Optimierung die Bestandsaufnahme: Eine fundierte Wertstromanalyse hilft dabei, bestehende Abläufe zu dokumentieren und kritisch zu hinterfragen. Dabei zeigen sich oft überholte Routinen, unnötige Schleifen und unerkannte Effizienzpotenziale. Besonders wichtig ist es, das Know-how der eigenen Mitarbeitenden zu nutzen – sie kennen die Schwächen im System meist sehr genau.

Diese Analyse und Umgestaltung lässt sich jedoch nicht nebenbei bewältigen. Hier sind Organisationstalent, Methodensicherheit und Umsetzungsstärke gefragt. Externe Unterstützung durch erfahrene Praktiker – etwa in Form von Interim-Management – kann dabei helfen, Veränderungsvorhaben gezielt umzusetzen, ohne das Tagesgeschäft zu beeinträchtigen.

KI: Zukunftschance mit klarer Voraussetzung

Ein Blick nach vorn zeigt außerdem: Unternehmen, die sich nicht frühzeitig mit künstlicher Intelligenz beschäftigen, werden mittelfristig an Wettbewerbsfähigkeit verlieren. Doch auch hier gilt: Die Qualität und Verfügbarkeit von Daten ist die entscheidende Voraussetzung für den erfolgreichen Einsatz von KI – ob im Vertrieb, in der Produktion oder im Rechnungswesen.

Ein intelligentes, passgenaues CRM-System ist ein erster Schritt, um sich erfolgreich aufzustellen. Wichtig ist dabei, eine Lösung zu wählen, die nicht nur technisch leistungsfähig, sondern auch nutzerfreundlich und auf das Unternehmen zugeschnitten ist. Im zweiten Schritt sollten konkrete KI-Strategien entwickelt werden – abgestimmt auf die jeweiligen Unternehmensbereiche und Anforderungen. Übrigens: Die Entwicklung der jeweiligen KI-Strategie ist Aufgabe der jeweiligen Führung und nicht Aufgabe der IT-Abteilung.

Fazit

Wer seine Prozesse zukunftssicher aufstellen will, muss bereit sein, tiefgreifende Veränderungen anzugehen. Das erfordert Investitionen – in Datenqualität, in Führung, in digitale Systeme und gegebenenfalls auch in externe Umsetzungsexpertise. Doch der Aufwand lohnt sich: Unternehmen, die diesen Weg konsequent gehen, gewinnen nicht nur an Effizienz, sondern auch an Flexibilität, Innovationskraft und Resilienz.

Quelle: GL Consulting & Interim (ots)