Viele Menschen runzeln an dieser Stelle immer die Stirn und sagen: „Mehr als 24 Stunden hat der Tag sowieso nicht.“ Zeitmanagement soll aber auch nicht versuchen, dem Tag mehr Stunden zu geben, sondern die vorhandene Zeit besser zu nutzen.

Dafür gibt es viele Möglichkeiten, denn jeder kann seinen Tag anders strukturieren und damit dann auch effektiver einzelne Aufgaben erledigen. Gerade die Digitalisierung bietet uns allerdings viele Möglichkeiten, um unsere Zeit besser managen zu können. Dazu gehört auch die digitale Zeiterfassung. Diese Optionen sollte man sich zu Nutze machen.

Die erste und wichtigste Frage ist tatsächlich: Erledigt man nur Dinge, die wirklich nötig sind? Wir neigen dazu, oft Arbeiten auszuführen, die eigentlich gar nicht notwendig sind oder vielleicht später erledigt werden können. Wir setzten unsere Prioritäten an dieser Stelle falsch und schätzen die Aufgaben falsch in ihrer Wichtigkeit ein.

Was für Methoden können helfen?

Gerade unser Smartphone kann tatsächlich sehr hilfreich sein, wenn es um Zeitmanagement Methoden geht. Es gibt inzwischen viele Apps, die uns nicht nur zu mehr Konzentration, sondern auch zu einem besseren Management verhelfen sollen.

Zuallererst ist es sehr wichtig, dass man sich eine To-Do-Liste macht, die außerdem mit Prioritäten versehen werden sollte. Dinge, die man am Tag nicht geschafft hat, wandern am nächsten Tag dann eine Priorität weiter. Dabei ist es entscheidend, dass man bestenfalls etwa drei Prioritätenstufen hat. Mehr sollten es nicht sein, weil dies schnell unübersichtlich werden kann.

Zudem gibt es Apps, die effektiv bei der Zeiterfassung helfen können. Oft kann es helfen, wenn man merkt, wofür die Zeit am Tag verwendet wird. Meistens beschäftigt man sich mit einer Aufgabe wesentlich länger, als man selbst denkt. Daher gibt es Apps, mit denen man genau messen kann, wie lange man für eine Aufgabe benötigt hat. Gerade wenn man Organisationsprobleme hat, sind Time Tracker Apps sehr hilfreich.

Zudem gibt es auch eine Tracking App, die dabei hilft Ziele zu erreichen und dies in möglichst kurzer Zeit. Wenn man sich außerdem leicht ablenken lässt, gibt es inzwischen Apps, die gezielt für Konzentration sorgen sollen und daher den Nutzer „belohnen“, wenn er konzentriert gearbeitet hat. Ohne einen festen Plan ist Zeitmanagement aber auch mit der besten Methode nutzlos, weshalb man sich genau aufschreiben sollte, was man erreichen möchte. So verliert man auch das große Ganze nicht aus den Augen.

Was sollte man machen, wenn nichts hilft?

Immer wieder gibt es Menschen, die trotzdem nicht mit ihrem Zeitmanagement zurechtkommen, auch wenn sie schon alles versucht haben. An dieser Stelle hilft es oft, wenn man sich noch einmal mit den grundlegenden Dingen auseinandersetzt.

Hat man überhaupt ein Gesamtziel, was man erreichen möchte? Ist dieses Ziel realistisch oder liegt in so weiter Ferne, dass man selbst nicht daran glaubt? Ist das Ziel zu groß, sollte es lieber in Teilziele zerlegt werden, welches dann durch Zwischenschritte erreicht werden kann.

Passt der Biorhythmus zum jetzigen Zeitmanagement? Viele Menschen lassen ihren eigenen Körper leider völlig aus dem Zeitmanagement. Trotzdem sollte der Körper eine wichtige Rolle spielen. Es gibt verschiedene Typen, der eine kann morgens effektiver arbeiten und andere wiederum sich abends erst so richtig in Fahrt. Ob früher Vogel oder Nachteule, jeder arbeitet zu einer anderen Zeit effektiver. Das sollte man beim eigenen Zeitmanagement auf jeden Fall berücksichtigen und einfach mal herumprobieren.

Zudem sollte man sich fragen, ob die Aufgaben, die man zu erledigen hat, überhaupt Spaß machen und für intrinsische Motivation sorgen. Oft kommt es zu fehlendem Zeitmanagement, weil einem die „Sache“ für die man arbeitet, nicht wichtig genug ist.

Apps können hilfreich sein, um zu schauen, wo sich das Zeitmanagement verbessern lässt.

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