In der Welt kleiner und mittelständischer Unternehmen herrscht zunehmend Druck, Datenschutzvorgaben effizient und wirksam umzusetzen. Zwar erkennen viele von ihnen die Notwendigkeit, ihre Datenlöschungspraktiken zu verbessern, um maximale Compliance zu gewährleisten. Allerdings fehlt es oft an klaren Richtlinien und verlässlichen Löschkonzepten, was die Risiken von Datenschutzverletzungen erhöht und rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann. "Wenn Unternehmen hierbei keine Abhilfe schaffen, setzen sie sich nicht nur der Gefahr erheblicher Bußgelder aus. Ohne effektive Datenschutzstrategien könnten sie vor allem auch das Vertrauen ihrer Kunden dauerhaft verlieren - und damit dauerhaft wirtschaftlichen Schaden nehmen", mahnt Dietmar Niehaus, Geschäftsführer der IDD GmbH.

"Durch präzise Datenschutzstrategien und die Einführung klar definierter Löschkonzepte erfüllen Unternehmen hingegen nicht nur ihre rechtlichen Verpflichtungen, sondern erlangen auch einen strategischen Vorteil", fügt der Experte für IT-Sicherheit hinzu. "Effizientes Datenmanagement führt zu einer erheblichen Risikominimierung und stärkt außerdem die Außenwahrnehmung einer jeden Firma - gerade heutzutage ein enormer Pluspunkt." Mit über 17 Jahren Erfahrung in der Beratung kleiner und mittelständischer Unternehmen im Datenschutz und der IT-Sicherheit hat Dietmar Niehaus bereits mehr als 70 Firmen erfolgreich unterstützt, ihre Datenschutzpraktiken zu optimieren. Seine umfassenden Kompetenzen teilt er zudem regelmäßig über ein hauseigenes Schulungsprogramm für Anfänger und Datenschutzbeauftragte sowie in verschiedenen fachspezifischen Vorträgen.

Von rechtlichen Erfordernissen bis zu wirtschaftlichen Überlegungen: Darauf kommt es bei der Erstellung von Löschkonzepten an

"Ein effektives Löschkonzept ist das Fundament einer soliden Datenschutzstrategie: Ohne eine solche Basis drohen im schlimmsten Fall Datenschutzvorfälle mit alten Daten - und damit ernste Konsequenzen", betont Dietmar Niehaus. "Darüber hinaus fordern Kunden oder Versicherungen immer häufiger Audits. Umso wichtiger ist es, sich jetzt mit dieser Thematik zu befassen!" Ein entsprechendes Konzept muss sowohl rechtliche Vorgaben erfüllen als auch praktisch umsetzbar sein. Es umfasst eine klare Definition der zu löschenden Daten und der Methoden, wie diese sicher entfernt werden können. Entscheidend sind dabei vor allem folgende Aspekte.

• Rechtliche Grundlagen: Die rechtlichen Grundlagen eines Löschkonzepts basieren maßgeblich auf der Datenschutz-Grundverordnung, die das "Recht auf Vergessenwerden" und die Datenminimierung fordert. Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene Daten nicht länger gespeichert werden, als es für die ursprünglich festgelegten Zwecke notwendig ist.
• Planung und Durchführung: Die Umsetzung eines Löschkonzepts erfordert detaillierte Maßnahmen, welche die Verantwortlichkeiten klar zuweisen und Prozesse für die regelmäßige Überprüfung der Daten festlegen. Damit ist es absolut entscheidend, dass alle Schritte von der Datenerhebung bis zur endgültigen Löschung sorgfältig geplant und dokumentiert werden.
• Analoge vs. digitale Löschkonzepte: Während physische Dokumente auch physisch zerstört werden können, erfordern digitale Daten spezielle Software, um sicherzustellen, dass die Daten unwiederbringlich entfernt werden.
• Aufbewahrungsfristen: Wie lange Daten aufbewahrt werden dürfen oder müssen, hängt in erster Linie von ihrer Art und ihrer Nutzung ab. Gesetzliche Vorgaben, wie zum Beispiel im Handels- oder Steuerrecht, definieren hierzu Mindest- und Höchstaufbewahrungsfristen, die eingehalten werden müssen.
• Protokollierung: Die Protokollierung jeder Löschaktivität ist essenziell, um die Einhaltung des Löschkonzepts nachweisen zu können. Dies umfasst detaillierte Aufzeichnungen darüber, wann welche Daten gelöscht wurden und wer hierfür verantwortlich war.
• Verantwortlichkeit: Die Verantwortung für die Umsetzung des Löschkonzepts liegt in der Regel beim Datenschutzbeauftragten oder der IT-Abteilung. Diese sind also dafür zuständig, dass alle Prozesse ordnungsgemäß ausgeführt und überwacht werden.
• Rechte der Betroffenen: Betroffene Personen müssen stets die Möglichkeit haben, die Löschung ihrer Daten zu beantragen. Darüber hinaus müssen solche Anfragen unverzüglich und gemäß den gesetzlichen Bestimmungen bearbeitet werden.

Fazit: Löschkonzepte bleiben alternativlos - und erfordern eine professionelle Beratung

Ob aufgrund rechtlicher Erfordernisse oder zur Stärkung der eigenen wirtschaftlichen Position - mittlerweile ist es auch für kleine und mittelständische Unternehmen unerlässlich, sich um ein umfassendes Löschkonzept zu bemühen. In der Umsetzung haben viele von ihnen jedoch weiterhin Schwierigkeiten, sind die zu berücksichtigenden Aspekte doch äußerst umfangreich und gerade für Laien oftmals komplexer, als es auf den ersten Blick scheint. "Wer sich also lückenlos vor möglichen Konsequenzen schützen will, sollte sich bei der Ausarbeitung entsprechender Löschkonzepte idealerweise professionell unterstützen lassen", betont Dietmar Niehaus.

Einblicke in die Thematik erhalten Interessenten außerdem am 8. Mai in einem Fachvortrag, den der IT-Experte von der IDD GmbH vor den Mitgliedern des renommierten Fachausschusses Datenschutz des IFIT e. V. halten wird. Dort vermittelt er anderen Datenschutzbeauftragten vor allem, wie sich ein gleichermaßen simples wie wirkungsvolles Löschkonzept erstellen lässt.

Sie wollen mit professioneller Unterstützung ein lückenloses Löschkonzept entwickeln und Ihr Unternehmen damit dauerhaft vor rechtlichen oder wirtschaftlichen Konsequenzen schützen? Dann melden Sie sich jetzt bei Dietmar Niehaus und vereinbaren Sie ein unverbindliches Beratungsgespräch!

Quelle: IDD GmbH - Institut für Datenschutz und Datensicherheit (ots)