Nach §1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) sind Betriebskosten alle Kosten, die dem Eigentümer durch das Eigentum und den Gebrauch der Immobilie laufend entstehen. „Die in der BetrKV aufgezählten Posten darf der Vermieter auf die Mietparteien umwälzen“, erklärt Anne Kronzucker, Juristin der D.A.S. Rechtsschutzversicherung. Hierunter fallen neben den „Allgemeinen Betriebskosten“ für Grundsteuer und bestimmte Versicherungen auch die „warmen“ Kosten wie etwa für Heizung und Warmwasser. Ebenso zählen die sogenannten „kalten“ Kosten dazu: Neben den Kosten für Frisch- und Abwasser umfassen diese die Straßenreinigung und Müllabfuhr, Hausreinigung und Hauswart, Beleuchtung, den Betrieb von Fahrstühlen sowie die Gartenpflege. Dazu kommen noch die „Sonstigen Betriebskosten“, wie beispielsweise die Aufwände für die regelmäßige Prüfung von Elektroanlagen oder für die alljährliche Dachrinnenreinigung.

Das gehört in die Abrechnung…

Bei so vielen Arten der Nebenkosten verliert man schnell den Überblick. Bevor daher eine Abrechnung beglichen wird, empfiehlt sich ein prüfender Blick auf alle Rechnungsposten: In einer korrekten und vollständigen Abrechnung sollten auf jeden Fall der Abrechnungszeitraum, die einzelnen Betriebskostenarten, die Gesamtbeträge hierfür, die Art des Verteilerschlüssels – also nach Wohnungsgröße, Personenzahl oder Anzahl der Wohneinheiten – und die Kosten des einzelnen Haushalts enthalten sein. Zudem muss die Abrechnung auch die vom einzelnen Mieter gezahlte Betriebskostenvorauszahlung angeben. Bei Zweifeln über die Richtigkeit der Abrechnung kann der Mieter zur Kontrolle beim Vermieter Einsicht in die abrechnungsrelevanten Unterlagen nehmen. Er darf auch auf eigene Kosten oder mit eigenem Gerät Fotokopien oder Fotografien der Belege anfertigen – allerdings hat er keinen grundsätzlichen Anspruch darauf, dass der Vermieter Kopien anfertigt und ihm diese zuschickt (BGH, Az. VIII ZR 78/05).

… und das nicht!

Ein Knackpunkt bei der Abrechnung der Betriebskosten ist oft der Posten „Sonstige Betriebskosten“. Hierunter darf der Vermieter nicht einfach beliebige Gebühren abrechnen. Denn: „Grundsätzlich muss im Mietvertrag geregelt sein, was im Einzelnen zu den sonstigen Betriebskosten zählt. Ohne vertragliche Regelung dürfen nur die regulär in der BetrKV aufgeführten Posten in der Abrechnung geltend gemacht werden“, erläutert die D.A.S. Expertin.

Häufiger Streitpunkt vor Gericht ist auch die Abrechnungsposition des „Hausmeisters“: Nimmt der Hausmeister zum Beispiel auch Arbeiten aus den Bereichen Hausreinigung oder Gartenpflege vor, dürfen diese Arbeitsstunden als Hausmeisterkosten auf den Mieter umgelegt werden. Dann darf der Vermieter sie jedoch nicht unter einem Extraposten ein zweites Mal abrechnen. Und Vorsicht: Reparaturen oder Verwaltungsarbeiten am Haus muss der Mieter nicht bezahlen, auch wenn der Hausmeister sie durchführt!

Weitere unzulässige Posten sind unter anderem Bankgebühren, Kreditzinsen oder Portokosten. Vorsicht ist auch bei den Heizkosten geboten: Diese müssen immer verbrauchsabhängig, also nach dem tatsächlichen Verbrauch, aufgelistet werden. So ist eine pauschale Bruttowarmmiete nach der Heizkostenverordnung nur noch in Sonderfällen zulässig. Eine gute Orientierungshilfe für die Überprüfung der eigenen Betriebskostenabrechnung bietet der jährlich erscheinende Betriebskostenspiegel.

Streitpunkt Abrechnungsfristen

Auch die Abrechnungsfristen sorgen oft für Verwirrung bei Mietern und Vermietern. Anne Kronzucker erläutert die Grundregel: „Vermieter müssen ihren Mietern die Abrechnung spätestens zum Ablauf des 12. Monats nach Ende des Abrechnungszeitraumes mitteilen. Ist der Abrechnungszeitraum zum Beispiel vom 1. Mai 2010 bis zum 30. April 2011 angesetzt, so muss der Vermieter die Abrechnung spätestens bis zum 30. April 2012 vorlegen.“ Eine Ausnahme besteht nur, wenn der Vermieter die verspätete Geltendmachung nicht zu vertreten hat. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn er den Grundsteuerbescheid erst nach Ablauf der Abrechnungsfrist erhält. Dann darf der Vermieter die Abrechnung spätestens innerhalb von drei Monaten nach Wegfall des Abrechnungshindernisses nachholen. In allen anderen Fällen gilt: Nach Ablauf dieser Frist muss der Mieter keine Nachzahlungen mehr leisten. Fehlerkorrekturen seitens des Vermieters zum Nachteil des Mieters sind laut eines aktuellen Urteils des BGH zwar möglich, allerdings ebenfalls nur innerhalb der zwölfmonatigen Abrechnungsfrist (BGH, Az. VIII ZR 296/09).

Quelle: D.A.S. Rechtsschutzversicherung