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Rechnungen per Fax und Mail sind jetzt Papier-Rechnungen gleichgestellt

Archivmeldung vom 11.04.2012

Bitte beachten Sie, dass die Meldung den Stand der Dinge zum Zeitpunkt ihrer Veröffentlichung am 11.04.2012 wiedergibt. Eventuelle in der Zwischenzeit veränderte Sachverhalte bleiben daher unberücksichtigt.

Freigeschaltet durch Thorsten Schmitt

Bild: retarus GmbH

Seit dem Inkrafttreten des Steuervereinfachungsgesetzes am 1. Juli 2011 planen viele Unternehmen, ihre Fakturierungsprozesse nachhaltig zu verschlanken und gleichzeitig die Prozesskosten signifikant zu senken. Zu verdanken ist dies einem Aspekt des Gesetzes, der in der öffentlichen Diskussion seinerzeit nur wenig Beachtung fand: Rechnungen, die auf elektronischem Wege übermittelt werden, sind denen, die per klassischer Briefpost zugestellt werden, gleichgestellt.

Konkret bedeutet dies, dass Rechnungen nun auch per Telefax oder als PDF-Anhang einer E-Mail verschickt werden können. Eine qualifizierte elektronische Signatur, die die Nachvollziehbarkeit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet, ist nicht mehr erforderlich. Damit können nun auch kleine und mittlere Unternehmen, die sich das bislang geforderte Verfahren nicht leisten konnten oder wollten, ihre Faktura optimieren.

Zugleich bietet der vereinfachte elektronische Rechnungsversand auch Vorteile gegenüber der traditionellen Papier-Rechnung, denn die Zustellung ist nicht nur deutlich schneller, sondern auch transparenter: Das Versandprotokoll einer Fax-Übermittlung verleiht der Sendung den juristischen Status einer per Einschreiben verschickten Rechnung.

Schnelle und transparente Prozesse im Rechnungseingang

Auch beim Rechnungsempfänger können die anfallenden Prozesse deutlich vereinfacht werden. Zwar ist dieser nach wie vor verpflichtet zu überprüfen, ob der Absender bekannt ist, ob die berechneten Waren und Dienstleistungen tatsächlich bestellt und geliefert wurden und ob die Rechnung sachlich, formell und rechnerisch korrekt gestellt wurde. Weiterhin bleibt auch die Pflicht bestehen, elektronisch übermittelte Rechnungen auch elektronisch zu archivieren.

Der Einsatz geeigneter Mail- und Fax-Services bietet aber an anderer Stelle dem Empfänger die Möglichkeit, eine spürbare Prozess- und Kostenoptimierung zu erzielen. So kann zum Beispiel eine dedizierte Mail-Adresse oder Fax-Nummer für den Rechnungsempfang bereitgestellt werden. Eingehende Rechnungen erhalten hierbei automatisch sprechende Dateinamen, werden nach den gesetzlichen Vorgaben archiviert und direkt an eine Applikation zur automatisierten Rechnungsverarbeitung weitergeleitet. So lassen sich viele manuelle Prozessstufen einsparen und Kosten nachhaltig senken. Laut Deutsche Bank Research/Billentis liegt das Einsparpotenzial auf Empfängerseite bei 11,60 EUR pro Rechnung.

Signatur in Europa unerlässlich

Zu beachten ist, dass der vereinfachte elektronische Rechnungsdatenaustausch nur in Deutschland gilt. Für den Rechnungsversand im europäischen Ausland sind weiterhin die Anforderungen der beim Empfänger geltenden Gesetzgebung zu beachten. Beim Rechnungsversand in fast alle anderen europäischen Länder ist eine qualifizierte digitale Signatur nach wie vor unerlässlich.

Quelle: www.retarus.de/Peter Kopfmann