Bundesagentur für Arbeit baut Umstellung auf elektronische Akten aus

Zentrale der Bundesagentur für Arbeit in Nürnberg. Bild: Bundesagentur für Arbeit

Deutschlands größte Behörde, die Bundesagentur für Arbeit (BA), baut die Umstellung ihrer Papier-Kundenakten auf elektronische Akten aus. Von Juni an wird auch der Schriftverkehr der Familienkasse, die das Kindergeld bearbeitet, von Mitarbeitern der Deutschen Post digitalisiert, berichtet das "Westfalen-Blatt". Auch die Altakten würden in sieben Scan-Zentren der Post in elektronische Akten umgewandelt, sagte BA-Sprecher Paul Ebsen der Zeitung.

Die Aufschaltung der Familienkasse auf die Scan-Zentren erfolge in drei Wellen bis Ende des Jahres. Ein erste Umstellung hatte es im vergangenen Jahr für die Arbeitslosenversicherung (Arbeitslosengeld I) gegeben. Bei der Arbeitslosenversicherung gebe es 22,2 Millionen Akten und täglich 260.000 neue Dokumente. Von Juni an kämen von der Familienkasse 13,2 Millionen Akten und täglich 140 .000 Dokumente hinzu, sagte Ebsen. Zudem sei daran gedacht, auch die Akten der Empfänger von Arbeitslosengeld II zu digitalisieren. Die Digitalisierung von BA-Schriftgut läuft unter dem Projektnamen DiBAS. Ein entsprechender Vertrag über Logistik- und Digitalisierungsleistungen zwischen der Post und der Bundesagentur für Arbeit wurde bereits im April 2009 über fünf Jahre abgeschlossen, inklusive zusätzlich weitere drei Jahre als Option. Um die neuen Aufgaben bewältigen zu können, will die Deutsche Post offenbar die Zahl ihre Scan-Zentren, die es derzeit in Berlin, Halle/Saale, Böblingen, Frankfurt/Main, Hamburg, Köln und Nürnberg gibt, erhöhen, heißt es in dem Zeitungsbericht.

In Nordrhein-Westfalen kommt zum Beispiel als möglicher weiterer Standort das ehemalige Kreiswehrersatzamt der Bundeswehr in Herford in Frage. Das Gebäude wurde bereits Anfang März von Experten der Post besichtigt. Es wurde nach Angaben der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben als grundsätzlich geeignet für ein Scan-Zentrum angesehen. In Herford befindet sich bereits eins der 82 Briefzentren der Post mit mehr als 450 Mitarbeitern.

Die Scan-Zentren seien Hochsicherheitsbereiche, da hier sensible Daten verarbeitet würden, sagte Postsprecher Rainer Ernzer dem "Westfalen-Blatt". Diese vertraulichen Daten müssten besonders geschützt werden. Nach Angaben der BA ist der Datenschutz zu jeder Zeit sichergestellt. Die Kundenakten und die eingehende Post würden in gesicherten und extra verplombten Transportboxen in das Scanzentrum geliefert. Der Zugang sei hoch gesichert. Alle Mitarbeiter hätten eine Sicherheitsüberprüfung durch den Bund durchlaufen.

Ziel der Digitalisierung sei eine "schnellere, effizientere und wirtschaftlichere Bearbeitung der Vorgänge". Akten seien schneller verfügbar, die eingesparte Zeit stehe für mehr Kundenservice und neue Dienstleistungen zur Verfügung. Zudem will die BA vom Jahr 2017 an jährliche Einsparungen in dreistelliger Millionenhöhe erreichen.

Quelle: dts Nachrichtenagentur