Fahrlässiger Umgang mit E-Mails im Unternehmen kann unangenehme Folgen haben

E-Mails gehören mittlerweile zu den Standardkommunikationsmitteln, auch im Büro. Schnell geschrieben und verschickt, ebenso schnell empfangen und gelöscht - E-Mails sind einfach in der Anwendung. Was aber vielen Nutzern nicht klar ist: Elektronische Nachrichten aller Art sind geschäftskritische Unterlagen, die entsprechend zu behandeln und zu verwalten sind. Eigenmächtiges Löschen, Kopieren oder Verändern von E-Mails im Unternehmen kann für dieses schwerwiegende Konsequenzen haben.

Die IT-Wochenzeitung COMPUTERWOCHE berichtet in ihrem aktuellen Heft, welche gesetzlichen Pflichten Unternehmen bei der Archivierung ihrer elektronischen Korrespondenz beachten müssen und wie der falsche Umgang mit E-Mails geahndet wird.

Das Gesetz verlangt die Aufbewahrung der gesamten Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens, darunter auch E-Mails mit Geschäftsbezug, etwa Bestellungen, informiert die COMPUTERWOCHE. So beträgt etwa die Aufbewahrungsfrist für versandte und empfangene geschäftliche E-Mails volle sechs Jahre. Im Falle einer betrieblichen Überprüfung oder eines Rechtsstreits muss der kurzfristige Zugriff auf relevante E-Mails möglich sein. Mitarbeiter, die ihre Korrespondenz auf eigene Faust verändern, kopieren oder gar löschen, handeln grob fahrlässig, warnt die COMPUTERWOCHE. Wird durch dieses Vorgehen wissentlich die Übersicht über die Vermögensvorgänge des Unternehmens erschwert, können Freiheitsstrafen von bis zu zwei Jahren oder eine Geldstrafe verhängt werden. Allein das Unvermögen, Beweisunterlagen vorzulegen, die elektronisch archviert sein müssten, kann in einem Prozess zur Niederlage führen, so die IT-Wochenzeitung.

Quelle: Pressemitteilung COMPUTERWOCHE