Heutzutage werden buchhalterische Aufgaben mit der Hilfe von Software erledigt. Selbst große Konzerne, die Fachkräfte oder eigene Abteilungen für die Buchhaltung besitzen, nutzen sie. Noch wichtiger ist die Qualität entsprechender Anwendungen in kleinen oder mittleren Unternehmen, für Selbstständige und Freiberufler. Sie sind selbst Laien, haben also beispielsweise wenig Erfahrung in der Buchhaltung. Um eigene Fachleute für buchhalterische Aufgaben einzustellen, fehlt häufig das Geld. Darüber hinaus haben selbst engagierte Selbstständige manchmal keine Zeit und auch keine Nerven, sich um präzise Rechnungslegungen zu kümmern. Gerade kleinere Unternehmen mit begrenztem Kundenstamm sind aber auf äußerste Zuverlässigkeit im finanziellen Bereich angewiesen. Die Zufriedenheit und Loyalität der Kunden wird jedoch rapide sinken, wenn sie ihr Geld aufgrund von Fehlern nicht sicher wissen. Anwendungen für die Abo-Abrechnungen stellen somit eine Erleichterung und Hilfe für eine Vielzahl von Betrieben dar. Es gibt sie als Freeware, traditionelle Software oder als Software as a Service (SaaS).

Freeware

Auf den ersten Blick mag es sinnvoll erscheinen, Freeware zu verwenden. Sie ist kostenlos und einfach strukturiert, häufig an Microsoft-Anwendungen wie Excel-Tabellen angelehnt. Dennoch besitzen sie meist keine Aktualisierungsmöglichkeit, sodass eventuelle rechtliche Vorgaben missachtet werden. Dies ist insbesondere fatal für kleine Unternehmen. Ihnen laufen bei Unzuverlässigkeiten die Kunden weg, da Fehler in diesem Bereich sich meist direkt auf ihr sauer verdientes Geld beziehen.

So verhält es sich auch bei der Anwendung Moneydance. Das englischsprachige Programm zahlt Rechnungen automatisch. Es ist durchaus übersichtlich strukturiert und ermöglicht es dem Nutzer, sein Online-Banking damit zu erledigen. Rechnungserinnerungen und Grafiken zur Aufbereitung der Gesamtsituation helfen bei den Analysen der Vergangenheit wie bei der Planung der Zukunft. Die Trial-Version hat aber nur einen begrenzten Nutzungsumfang und den Zweck, für das kostenpflichtige Upgrade zu werben.

Diesem sowie anderen Programmen fehlt eine wirklich durchdachte, sogenannte „intuitive“ Bedienung. Zudem kann man keine attachments anfügen und das Java-Interface gilt als nicht professionell. Moneydance eignet sich daher höchstens für Kleinstbetriebe, bei anderen Unternehmen ist die Nutzung dieser Anwendung nicht ratsam. 

CRM-Software

Das Konstanzer Unternehmen cobra bietet Software-Lösungen im Customer-Relationship-Management (CRM) an. Dies bedeutet zunächst, dass alle Kontakte zwischen Firma und Kunden gesammelt, archiviert, analysiert und in die strategische Planung für die Zukunft einbezogen werden. Das Ziel von CRM ist es, ein Unternehmen möglichst umfassend an den Wünschen und Bedürfnissen seiner Kunden auszurichten.

Cobra bietet verschiedene Module – beispielsweise CRM PLUS oder CRM PRO – für die betreffenden Belange der Firmen an. „Das Maximum rausholen“ ist das Motto der IT-Dienstleister vom Bodensee. Sie wollen ihre Klienten dahingehend unterstützen, indem sie Adressen, Telefongespräche, Dokumente und andere Kontaktdaten zusammenführen und eine Kundenhistorie erstellen. Sichere Server sowie der Zugriff über mobile Endgeräte sind ebenso gewährleistet wie Assistenten für Serienbriefe oder Mails. Workflows, Kampagnen, Vertriebsprojekte und weitere Analysen helfen bei der Planung der zukünftigen Aktivitäten. Zusätzlich gibt es Funktionen, welche Service und Wartung eröffnen und ein Termin-Management (Outlook-Verknüpfung). Somit ist diese Software-Lösung eine umfassende Chance, seine gesamten Kundendaten für eine Neuausrichtung der Firma einzusetzen. Dabei können Interessierte Lizenzen erwerben. Doch diese sind beispielsweise mit knapp 2.600 Euro für die günstigste Version des cobra CRM PRO nicht gerade billig. Die Frage ist auch, ob jemand, der seine Abonnements gezielt bearbeiten und abrechnen will, die vielen Funktionen dieses Angebots überhaupt benötigt. 

Spezialisierte Anwendungen

Im Zuge der Differenzierung der Angebote im Internet bieten andere SaaS wie Pactas spezielle Lösungen für die Abo-Anrechnung an. Der Anbieter bietet ab 49,- Euro/ Monat (für 20 Kunden) Pakete an. Ein Demotermin kann dabei kostenlos vereinbart werden. Die SaaS-Dienstleister haben sich auf automatisiertes recurring billing (wiederkehrende Kundenzahlungen) spezialisiert. Kurze Tutorials auf der Homepage der Buchhaltungsspezialisten zeigen einige der Kernfunktionen für interessierte Firmenverantwortliche. So wird dort gezeigt, wie man Tarifstrukturen oder Preismodelle für die Abonnements anlegt. Ebenso wird veranschaulicht, wie man Kunden oder Verträge anlegt, ein Anmeldeformular in die betriebseigene Homepage einbettet und danach die automatischen Payment-Vorgänge vor sich gehen. Preisstaffelungen sowie internationale Währungen können ebenfalls integriert werden. Auch Mahnungen können mit Pactas.Itero verschickt werden.