Ende der Papierrechnung: Alle Auftragnehmer von Bundesbehörden müssen auf e-Rechnung umstellen

Computer-Chaos: Das kann am Multicore-Prozessor liegen. Bild: pixelio.de, Oleg Rosental

Ab 27.11.2020 können bei Bundesbehörden keine Papierrechnungen mehr eingereicht werden. Auftragnehmer sollten sich jetzt um den Zugang für die neue elektronische XRechnung kümmern. Pro Jahr vergibt die öffentliche Hand in Deutschland Aufträge im Wert von rund 500 Milliarden Euro*. Mehr als 100 Milliarden Euro stammen dabei vom Bund, der Rest von Ländern und Kommunen.

Für viele deutsche Unternehmen sind öffentliche Aufträge daher ein wichtiger Umsatzbringer. Ab 27. November 2020 kommt auf sie eine einschneidende Änderung zu, denn ab diesem Datum können bei Bundesbehörden keine Papierrechnungen mehr eingereicht werden. „Alle Auftragnehmer sollten sich jetzt um den technischen Zugang für die neue elektronische XRechnung kümmern“, rät EDITEL-Geschäftsführer Gerd Marlovits, vom führenden Dienstleister für den Elektronischen Datenaustausch (EDI) in Zentral- und Osteuropa.

In Ländern wie Finnland, Dänemark oder Österreich sind öffentliche Auftragnehmer bereits seit Jahren dazu verpflichtet, ihre Rechnungen an den Staat ausschließlich in elektronischer Form einzubringen. Ab 27. November 2020 ist es auch in Deutschland mit der Freiwilligkeit vorbei. Ab dann akzeptieren Bundesbehörden nur noch e-Rechnungen im sogenannten Format XRechnung. Ausnahmen gibt es nur für Direktaufträge bis zu einem Wert von 1.000 Euro. Betroffen von der Umstellung sind unzählige Branchen, angefangen von Bauunternehmen und Verbrauchsgüterherstellern, über Telekomkonzerne und Gesundheitsanbieter, bis hin zu Energielieferanten und Großhandel. Mit der Umstellung können die Unternehmen sofort beginnen, denn sowohl alle Bundesbehörden als auch alle Länder und Kommunen in Deutschland sind bereits jetzt technisch dazu in der Lage, elektronische Rechnungen zu empfangen.

Nur bestimmte e-Rechnungsstandards sind zulässig

Die Umstellung auf e-Rechnungen bietet für alle Seiten Vorteile. „E-Rechnungen mit strukturierten Daten können vom Empfänger bequem weiterverarbeitet werden. Dadurch sinken die Fehleranfälligkeit, der Papierverbrauch und der Arbeitsaufwand“, analysiert Gerd Marlovits, Geschäftsführer des internationalen EDI-Dienstleisters EDITEL. Das schont nicht nur das Budget, sondern auch die Umwelt. „Durch die rasche Bearbeitungsmöglichkeit können XRechnungen in weiterer Folge vom Bund auch schneller beglichen werden. Für viele Unternehmen ist das in der aktuellen Situation ein nicht zu unterschätzender Liquiditätsvorteil“, erklärt Marlovits. Rechtlich zulässig sind in Deutschland nur zwei e-Rechnungs-Standards: das XRechnungs-Format, das zur Gänze aus strukturierten Daten besteht, und das hybride ZuGFeRD 2.0., das in der Praxis eine untergeordnete Rolle spielt.

Automatische Übermittlung

Der bequemste, schnellste und sicherste Weg, um die Rechnungen zu übermitteln, ist die vollautomatische Übermittlung per PEPPOL-Netzwerk (Pan-European Public Procurement OnLine), das alle deutschen Behörden unterstützen. „Als führender EDI-Dienstleister in Zentral- und Osteuropa kann EDITEL deutschen Unternehmen nicht nur den technischen Zugang zu PEPPOL ermöglichen, sondern übernimmt auf Wunsch auch die Prüfung der Rechnung, die Konvertierung in XRechnung sowie deren automatische Übermittlung“, erläutert Marlovits. Auch die Rückmeldung vom Bund an die Unternehmen erfolgt automatisiert.

*Datenbasis: OECD

Quelle: EDITEL Austria GmbH (ots)