Überstunden adé - 5 Prozesse, die Steuerkanzleien optimieren sollten, um ihr Personal zu entlasten

Michael Wohlfart (2024) Bild: Kanzleibooster GmbH Fotograf: Kanzleibooster GmbH

Während die Auftragslast vieler Steuerkanzleien steigt, bleiben dringend benötigte Bewerbungen aufgrund des anhaltenden Fachkräftemangels weiterhin aus. Die Folge: Ihre Mitarbeiter müssen zahlreiche Zusatzaufgaben übernehmen - und in vielen Fällen regelmäßig Überstunden schieben.

"Verstärkte Recruiting-Maßnahmen werden dieses Problem nicht zeitnah lösen - die richtigen strategischen Schritte und optimierte Prozesse aber schon", sagt Michael Wohlfart. Der erfahrene Kanzleiberater unterstützte bereits mehr als 250 Steuerkanzleien bei der Optimierung ihrer Strukturen und weiß daher, wie man seine Mitarbeiter effektiv entlastet. In diesem Artikel stellt er fünf wirkungsvolle Maßnahmen vor, mit denen Steuerkanzleien den Arbeitsaufwand ihrer Mitarbeiter spürbar minimieren.

1. Vorhandenen Mandantenstamm anpassen

80 Prozent des Ärgers, mit dem Steuerkanzleien im beruflichen Alltag zu tun haben, werden von etwa 20 Prozent der Mandanten verursacht. Folglich sind sämtliche Optimierungsmaßnahmen nutzlos, solange Steuerkanzleien mit den falschen Mandanten zu tun haben. Zunächst gilt es daher, den vorhandenen Mandantenstamm entsprechend zu bereinigen und sich von schwierigen Mandanten zu trennen. Auch der Auswahlprozess sollte dahingehend angepasst werden, dass von Anfang an nur die richtigen Mandanten aufgenommen werden.

2. Aufgabenverteilung entsprechend optimieren

In jeder Steuerkanzlei gibt es eine Vielzahl von Hilfstätigkeiten, die weit über Telefondienst, Scannen, Kopieren und Co. hinausgehen und die nicht unbedingt von Fachkräften abgewickelt werden müssen. Selbst wenn bereits ein gut funktionierendes Sekretariat vorhanden ist, finden sich in aller Regel noch genügend Tätigkeiten, um eine weitere Vollzeitkraft sinnvoll zu beschäftigen, was wiederum zu einer enormen Entlastung der Fachkräfte beiträgt. Hierbei empfehlen sich Bürokaufleute, da diese für solche Aufgaben prädestiniert und am Markt sehr gut verfügbar sind.

3. Telefonische Sprechzeiten einführen

Das Telefon ist ein immenser Störfaktor in Steuerkanzleien: Mehrfach am Tag werden die Mitarbeiter aus ihrer Konzentration gerissen, um Mandantenfragen zu beantworten. Um das Personal zu entlasten, empfiehlt es sich daher, die Servicezeiten zu reduzieren. Zwar sind Steuerkanzleien dann nicht mehr von morgens bis abends, sondern nur noch in einem eingeschränkten Zeitfenster erreichbar - allerdings wird diese Vorgehensweise grundsätzlich gut von Mandanten aufgenommen.

Wer noch einen Schritt weiter gehen möchte, kann sogar über Telefontermine agieren. In diesem Fall würde das Sekretariat einen zeitnahen Termin mit dem passenden Sachbearbeiter für den Anrufer vereinbaren. Das ist nicht nur für die Steuerkanzlei, sondern auch für den Mandanten von Vorteil, weil Fragen besser und zielgerichteter beantwortet werden können.

4. Interne Schulungsmöglichkeiten anbieten

Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist extrem zeitintensiv - Zeit, die die vorhandenen Mitarbeiter aufgrund der hohen Auftragslast in aller Regel nicht haben. In der Folge werden neue Mitarbeiter oft nur rudimentär eingearbeitet. Um das Onboarding zu verbessern, empfiehlt es sich, die Schulungsmaterialien auf den neuesten Stand zu bringen. Besonders empfehlenswert sind interne Schulungsvideos, die Steuerkanzleien auf lange Sicht nutzen können, um ihre Mitarbeiter einzuarbeiten.

5. E-Mails gebündelt bearbeiten

Eine ähnliche Störquelle wie das Telefon ist der E-Mail-Verkehr. Um Zeit zu sparen, gehen Steuerberater und deren Mitarbeiter hier am besten dazu über, E-Mails zweimal am Tag gebündelt zu bearbeiten, statt jedes Mal, wenn eine Nachricht eingeht, direkt zu antworten. Gerade bei nahezu identischen Sachverhalten kann es sich auch anbieten, über E-Mail-Vorlagen nachzudenken. So müssen Mitarbeiter nicht jedes Mal das Rad neu erfinden, sondern können ganz einfach auf die passende Vorlage zurückgreifen, was eine enorme Entlastung bringt.

Über Michael Wohlfart:

Michael Wohlfart ist Kanzleiberater und - gemeinsam mit Bastian Schoder - einer der beiden Geschäftsführer der Kanzleibooster GmbH. Die Experten unterstützen zusammen mit ihrem Team Steuerberater dabei, ihre Kanzlei entspannter zu führen, ohne hierfür mehr Personal einstellen zu müssen. So haben sie bereits über 250 Kanzleien dabei geholfen, die Kanzleileitung deutlich zu entlasten, die Produktivität zu steigern und die Mandantenstruktur signifikant zu verbessern. Mehr Informationen dazu unter: https://kanzleibooster.de/

Quelle: Kanzleibooster GmbH (ots)