Vorteile des Workforce Managements im Unternehmen

Ein modernes Workforce Management ist mehr als nur Personaleinsatzplanung!

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Die Digitalisierung dringt immer weiter in den Arbeitsalltag vor. Dadurch eröffnen sich Unternehmen neue Chancen, die sie am Schopfe packen müssen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Großes Potenzial für Verbesserungen findet sich im Personaleinsatz.

Mit einer Software für Workforce Management gelingt es spielend, den richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit am richtigen Ort einzusetzen. So werden beim Führungspersonal wertvolle Zeitressourcen frei, die für das Erreichen der eigentlichen Unternehmensziele eingesetzt werden können. Zudem wird die Produktivität der Mitarbeiter gesteigert. Anbieter wie Spica versprechen dabei eine Kosteneinsparung im zweistelligen Prozentbereich.

Workforce Management – was ist das?

Ziel des Workforce Managements ist der effizientere Einsatz der Mitarbeiter eines Betriebs auf der Basis von Kapazitäten und Bedarf. Die Software führt die Bereiche Personaleinsatzplanung, Human Resources, Budgetierung, Weiterbildungsmanagement und Analyse zusammen. Sie ist in jeder Branche sowie von Selbstständigen, KMU (kleinen und mittleren Unternehmen) und Konzernen anwendbar.

So lässt sich eine auf jedes Unternehmen zugeschnittene Zutrittskontrolle ohne Kartenleser in der Cloud oder als On-Premise-Lösung verwalten. Anwesenheits- und Fehlzeiten können in Echtzeit von mobilen Endgeräten abgerufen werden. Projekte werden besser und effizienter organisiert und geplant.

Wie funktioniert ein modernes Workforce Management?

Ein modernes Workforce Management basiert auf der Erfassung, der Analyse und der Auswertung von Daten. Diese müssen schnell und reibungslos zur Verfügung gestellt werden.

Für die Umsetzung stellt der Markt verschiedene Modelle bereit. Allen gemein ist ein kontinuierlicher Kreislauf, in dem die vorbereitende Analyse mit der Planung, Steuerung und Erfassung der Arbeitszeiten verzahnt wird. Begleitet werden diese Prozesse von einem permanenten Controlling. Die einzelnen Prozessschritte, die im Folgenden näher beschrieben werden, stehen nicht isoliert nebeneinander, sondern greifen ineinander über und ergänzen sich.

Bedarfsanalyse

Hier geht es um die relevanten Einflussgrößen, die für den Personalbedarf verantwortlich sind. Bei Call-Centern wird unter Einflussgrößen die Zahl der Anrufe verstanden, im Einzelhandel die Zahl der Kunden am Point of Sale und im Logistikbetrieb die Menge der Sendungen.

Weiterhin geht es um die zeitliche Verteilung der Einflussgrößen und um eventuelle Sondereffekte wie saisonale Schwankungen oder Werbeaktionen. Letztlich umfasst die Bedarfsanalyse den Arbeitsaufwand, der für bestimmte Aufgaben anfällt.

Personalbedarfsermittlung

Daraus ergibt sich, wie viele Mitarbeiter wie lange an einem bestimmten Standort eingesetzt werden und mit welcher Qualifikation sie ausgestattet sein müssen.

Anpassung der Personalstruktur

Es geht darum, wie die Struktur der Mitarbeiter für den betreffenden Bereich oder Betrieb auszusehen hat und wie sie gegebenenfalls optimiert werden kann.

Mittelfristige und langfristige Personaleinsatzplanung

Folgende drei Parameter sind ausschlaggebend:

• Quantitative Personaleinsatzplanung: Dabei muss sich der Personalbedarf mit dem zukünftigen Personalbestand decken.
  
• Qualitative Personaleinsatzplanung: Die Fähigkeiten des Personals müssen den Anforderungen entsprechen.
  
• Zeitliche Personaleinsatzplanung: Saisonale Spitzen werden integriert.
  
• Räumliche Personaleinsatzplanung: Die effiziente Verteilung des Personals an verschiedenen Standorten wird ermöglicht.

Arbeitszeitmodelle

Dieser Punkt befasst sich damit, wie die absatzorientierten, operativen und serviceorientierten Anforderungen zu decken sind. Zudem werden die Bedürfnisse der Mitarbeiter integriert.
Zeiterfassung

Aufgrund immer flexibler werdender Arbeitszeitmodelle und der Einführung des Mobile-Office kompliziert sich die Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten. Pausen, Urlaubs- und Ruhezeiten müssen penibel erfasst werden, damit es nicht zu arbeitsrechtlichen Konsequenzen kommt.

Controlling

Ein stetiges Controlling optimiert den Personaleinsatz, indem hinterfragt wird, ob sich die Prognosen bewahrheiten und die Maßnahmen wirken.

Vorteile eines modernen Workforce Managements

Ein digitales Workforce Management verzahnt alle wichtigen HR-Prozesse und trägt entscheidend dazu bei, dass sich ein Unternehmen den Anforderungen der Zukunft stellen kann. Es bietet den Nutzern folgende Vorteile:

• Durch den Abbau teurer Über- oder Unterkapazitäten werden merklich Kosten eingespart.
  
• Mithilfe einer effizienten Zeiterfassung in Echtzeit werden Arbeitszeiten besser eingehalten und genutzt.
  
• Flexible Arbeitszeitmodelle ermöglichen es, bei unvorhersehbaren Veränderungen agil zu reagieren.
  
• Durch die Optimierung der Personalkapazität sind unproduktive Arbeitszeiten fast gänzlich auszuschließen.
  
• Entscheidungen bezüglich des Personaleinsatzes werden fundiert und transparent auf Basis einheitlicher Daten getroffen.
  
• Die Mitarbeiter bleiben hoch motiviert, weil sie gemäß ihren Fähigkeiten und Qualifikationen eingesetzt und fortgebildet werden.
  
• Das Personal gelangt selten an die Kapazitätsgrenzen, sodass die Fluktuationsrate überschaubar bleibt.
  
• Das Unternehmen wird attraktiver und interessanter für qualifiziertes Fachpersonal.
  
• Schließlich münden alle Maßnahmen, sofern sie reibungslos ineinandergreifen, in eine gesteigerte Produktivität.

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