Digitale Kommunikation – Chancen und Gefahren des Wandels

Bild: e-mail Lea Latumahina, on Flickr CC BY-SA 2.0

Immer mehr Unternehmen in Deutschland digitalisieren ihre Post und wollen in Zukunft weitestgehend auf Papier verzichten.

25 Prozent der Unternehmen haben diesen Wandel bereits vollzogen – weitere 40 Prozent wollen diesem Beispiel folgen und ebenfalls ihre Kommunikation digitalisieren. Dabei wird fortan auf klassische Briefpost verzichtet, die Buchhaltung über entsprechende Software erledigt und Rechnungen per E-Mail verschickt. Das spart nicht nur Geld und organisatorischen Aufwand, sondern hilft auch dabei die Umwelt zu schonen. Erreicht werden kann das über entsprechende Business-E-Mail-Angebote, mit denen Angestellte über eine einheitliche Plattform kommunizieren können. Unternehmen müssen dadurch kein eigenes Netzwerk schaffen, sondern können direkt auf ein Cloud-System des jeweiligen Anbieters zugreifen.

Schutz der Daten

Firmen, die ihre Kommunikation digitalisieren, sollten allerdings auch die Sicherheit ihrer Daten im Auge behalten. Welche Folgen ein unvorsichtiges Vorgehen haben kann, zeigt der Hackerangriff auf den Bundestag. Dabei schafften es Hacker mithilfe einer E-Mail eine Schadsoftware in das Netzwerk des Bundestags zu schmuggeln und dadurch sensible Daten zu stehlen. Ähnliches kann auch Firmen aus der freien Wirtschaft passieren, wenn sie kein entsprechendes Sicherheitskonzept besitzen. Diesem Problem können Unternehmen beispielsweise mit einer automatischen Verschlüsselung ihres E-Mail-Verkehrs begegnen. Einige Anbieter wie 1&1 halten eine standardmäßige Verschlüsselung des firmeninternen E-Mail-Verkehrs bereit. Dadurch werden sensible Daten für Dritte unzugänglich gemacht – selbst wenn es die Hacker in das Verteilersystem des Unternehmens schaffen. Weitere Sicherheit können Unternehmen durch zusätzliche Verschlüsselungsmethoden erhalten. So können versendete Inhalte zusätzlich über komprimierte Ordner verschlüsselt und durch ein Passwort geschützt werden. Das Passwort sollte dann über einen zusätzlichen Weg an denjenigen übermittelt werden, der auf die Daten zugreifen darf. Dadurch können besonders wichtige Daten mit einer weiteren Schutzschicht versehen werden.

Wenn das Postfach überläuft

Die rein digitale Kommunikation hat allerdings auch eine Schattenseite – denn viele Angestellte haben täglich mit einer regelrechten E-Mail-Flut zu kämpfen. Um das zu verhindern sollten Firmen klare Regeln aufstellen, wer welche E-Mails erhält und für welche Angestellten die jeweiligen Mails nicht relevant sind. Schließlich müssen nicht alle Informationen im Firmenverteiler landen und an alle Angestellten weitergegeben werden. Ebenfalls sinnvoll ist eine präzise Formulierung des Betreffs. Dort sollte bereits der Sinn und Zweck der E-Mail klargemacht werden. Dadurch müssen sich Angestellte lediglich die Betreffzeilen ihres Postfachs durchlesen und erkennen so bereits, ob der Inhalt für sie relevant ist oder nicht.